Regeling Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uit­gangs­punten van het financiële beleid van de gemeente Schiermonnikoog

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

  • Datum inwerking-treding01-01-2007
  • Terugwerkende kracht t/m
  • Datum uitwerking-treding
  • BetreftOnbekend
  • Datum ondertekening20-03-2007
  • Bron bekendmakingDorpsbode, 2007, 7
  • Kenmerk voorstelOnbekend

Inleiding

De raad van de gemeente Schiermonnikoog;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;

besluit vast te stellen:

Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de u it gangs punten van het financiële beleid van de gemeente Schiermonnikoog.

Artikel 1 - Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Afdeling

Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de gemeentesecretaris heeft.

b.Productverantwoordelijke

een ambtenaar die binnen de hem/haar via een product gegeven machtiging verantwoordelijk is voor het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten.

c.Administratie

het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Schiermonnikoog en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

d.Financiële administratie

de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Schiermonnikoog, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • de financieel-economische positie;

  • het beheer van vermogenswaarden;

  • de uitvoering van de begroting;

  • het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

    • e.

      Administratieve organisatie

het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

f.Beheer van vermogenswaarden

het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen rechten van de gemeente Schiermonnikoog.

g.Rechtmatigheid

ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

h.Doelmatigheid

het streven om binnen de gestelde kaders met een zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.

i.Doeltreffendheid

de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of de beoogde maatschappelijke effecten te bereiken.

HOOFDSTUK 1 – BEGROTING EN VERANTWOORDING

Kaderstelling

Artikel 2 - Programmabegroting

1.

De raad stelt tenminste bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de raadsperiode vast.

2.

De raad stelt per programma de 3 W-vragen vast:

  • -

    Wat willen wij bereiken? (outcome);

  • -

    Wat gaan wij daar voor doen? (output);

  • -

    Wat mag het kosten? (input).

3.

Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de outcome en de

output.

4.

De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

5.

Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde

goederen en diensten (output) en de maatschappelijke effecten (outcome), zodat de

doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen

worden getoetst.

Artikel 3 - Producten

1.

Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van welke producten uit de productbegroting onder welke programma's horen.

2.

De onderverdeling van de programma's in de producten staat vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen; dit wordt dan bij de begroting expliciet gemeld.

Artikel 4 - Kaders begroting

Het college biedt uiterlijk 1 juli van het begrotingsjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de vier opvolgende jaren. In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8. 2.

Uitvoering

Artikel 5 - Uitvoering begroting

1.

Het college draagt zorg voor regels die bewerkstelligen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2.

Het college draagt er zorgt voor dat:

a.

binnen de financiële administratie de werkelijke lasten en baten door middel van kostentoerekening worden toegerekend aan de door het college vastgestelde producten;

b.

de producten uit de productbegroting en de kredieten voor investeringen van de vastgestelde investeringsbesluiten eenduidig worden toegewezen aan de productverantwoordelijken;

c.

de lasten van de programma's niet worden overschreden;

d.

de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komen te staan.

Beheersing en Interne controle

Artikel 6 - Interne controle

1.

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking waaronder de output, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt ze maatregelen tot herstel.

2.

Het college draagt zorg voor de interne toetsing van een aantal groepen of eenheden op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van beheershandelingen.

3.

Het college zorgt op basis van de resultaten van de toets genoemd in lid 2 voor een plan van verbetering. Het college neemt op basis van het plan van verbetering maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

4.

De resultaten van de toets en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Rapportage en Verantwoording

Artikel 7 - Tussentijdse rapportage

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste vier maanden en de eerste acht maanden van het lopende boekjaar.

  • 2.

    De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

  • 3.

    De rapportages gaan in op afwijkingen ten aanzien van de 3 W-vragen.

  • 4.

    Rapportages omtrent over- en onderschrijdingen vinden tussentijds in ieder geval plaats indien de (verwachte) over- of onderschrijding op producten meer bedraagt dan € 10.000 van het bedrag van baten en lasten en/of meer dan € 15.000 van het bedrag der investering.

Artikel 8 - Jaarrekening

1.

Het college draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de productverantwoordelijken naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

2.

Het college legt verantwoording af over de programma's.

3.

De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's bijstelling behoeven.

HOOFDSTUK 2 - FINANCIELE POSITIE

Kaderstellen

Artikel 9 - Tussentijdse informatieplicht

1.

Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

2.

De raad autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

3.

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voorzover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • -

    door de raad specifiek benoemde investeringen;

  • -

    het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties.;

4.

Het totaalbedrag aan verleende garanties, waarborgen en leaseverplichtingen worden bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld.

Artikel 10 - Reserves en voorzieningen

De vorming, instandhouding en opheffing van reserves en voorzieningen is geregeld in de nota “Reserves en voorzieningen gemeente Schiermonnikoog”, welke eens per vier jaar door het college ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden.

Artikel 11 - Waardering & afschrijving vaste activa

De waardering en afschrijving van de activa is geregeld in de nota “Activering- en afschrijvingsbeleid gemeente Schiermonnikoog”, welke eens per vier jaar door het college ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden. Hier kan de raad vaststellen in welke gevallen wordt geactiveerd, welke afschrijvingsmethodes worden gehanteerd en welke afschrijvingstermijnen van toepassing zijn.

Artikel 12 - Waardering debiteuren en overige vorderingen

Aan het einde van elk boekjaar worden alle openstaande vorderingen (met name betreffende onroerende zaakbelasting gebruikers, onroerende zaakbelasting eigenaren, precariobelasting, rioolrechten en reinigingsrechten) geanalyseerd en beoordeeld op inbaarheid. Oninbare vorderingen worden vervolgens afgeboekt.

Artikel 13 - Kostprijsberekening

1.

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Schiermonnikoog wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening aan producten worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten meegenomen, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verrichte dienstverlening.

2.

Bij de kostentoerekening bedoelde indirecte kosten worden meegenomen de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3.

De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld.

Uitvoering, beheersing en interne controle

Artikel 14 - Registratie bezittingen en activa

1.

Het college draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van de activa.

2.

Het college draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

3.

Bij afwijkingen neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten en het (eventuele) plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

HOOFDSTUK 3 - PARAGRAFEN

Artikel 15 - Lokale heffingen

1.

Bij de begroting en jaarstukken doet het college in de paragraaf lokale heffingen verslag van: de opbrengsten per lokale heffing; het volume en bedrag aan kwijtscheldingen; de kostendekkendheid van de belastingen en rechten; de (ontwikkeling van de) lokale lastendruk.

2.

Voor het vaststellen van de hoogte van gemeentelijke tarieven, heffingen en prijzen door de raad verstrekt het college aan de raad per verordening waarin deze tarieven, heffingen en prijzen worden vastgelegd, indien relevant voor de bedrijfsvoering de actueel geraamde hoeveelheden per door de gemeente verstrekte dienst, waarover de tarieven, heffingen en prijzen in rekening worden gebracht en per verordening het totaal van de geraamde kosten van de erin genoemde door de gemeente verstrekte diensten.

Artikel 16 - Weerstandsvermogen

1.

Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen.

2.

Het college geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen. Het college brengt hierbij in elk geval de risico's in beeld en actualiseert de risico's genoemd in lid 1.

Artikel 17 - Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen verslag over de voortgang van het geplande onderhoud en het eventuele achterstallig onderhoud aan openbaar groen, waterwerken, wegen, riolering, gebouwen.

Artikel 18 - Financiering

1.

Het college neemt in een treasurystatuut de regels op die zij hanteert voor het dagelijkse beheer van koersrisico en valutarisico, kredietrisico en relatiebeheer, intern liquiditeitsrisico en geldstromenbeheer, administratieve organisatie en interne controle van de financieringsfunctie. Het college biedt het treasurystatuut en het wijzigen ervan aan ter behandeling en vaststelling aan de raad.

2.

Bij de begroting en de jaarstukken doet het college in de paragraaf financiering verslag van:

  • -

    de kasgeldlimiet;

  • -

    de renterisiconorm;

  • -

    de omvang en samenstelling van het vreemd vermogen;

  • -

    de omvang en samenstelling van de uitzettingen;

  • -

    de huidige liquiditeitspositie;

  • -

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

  • -

    de rentevisie;

  • -

    de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 19 - Bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringparagraaf in de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering alsmede over nieuwe ontwikkelingen. Daarbij wordt speciale aandacht gegeven aan aspecten als huisvesting, personeel en organisatie en automatisering.

Artikel 20 - Verbonden partijen

In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen in elk geval ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande participaties en het voordoen van problemen bij bestaande participaties.

Artikel 21 - Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid in de begroting en jaarverslag wordt ingegaan op de uitvoering van het grondbeleid, met name de belangrijkste financiële ontwikkelingen zoals verlies/winstverwachtingen, de verwerving en het bouwrijp maken van gronden en de relaties van het grondbeleid met de programma's. Verder wordt ingegaan op:

  • de relatie met de programma's van de begroting,

  • de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente, aan te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten,

  • de voorraadverwerving en uitgifte van gronden,

  • de uitgifte van gronden in erfpacht en de bijstelling van erfpachtvergoedingen.

Artikel 22 - Verstrekking subsidies

Het college biedt ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota verstrekking gemeentelijke subsidies aan ter behandeling door de raad. De nota bevat het kader voor de verstrekking van gemeentelijke subsidies en een overzicht van de toegekende gemeentelijke subsidies.

HOOFDSTUK 4 – FINANCIELE ORGANISATIE EN ADMINISTRATIE

Artikel 23 - Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de Provincie en de Europese Unie alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 24 - Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de product– en stafgroepen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van kapitaalgoederen, voorraden, vorderingen en schulden, c.a.;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving,

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 25 - Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

  • b.

    deze worden vastgelegd in de organisatieverordening Schiermonnikoog..

Artikel 26 - Inkoop

Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels voor de inkoop van goederen en diensten en het aanbesteden van werken, alsmede de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente en de voorwaarden voor aanbesteding van werken van de gemeente.

HOOFDSTUK 5 - SLOTBEPALINGEN

Artikel 27- Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 1 januari 2007.

Artikel 28 - Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Beheersverordening gemeente Schiermonnikoog”.

Regeling informatie

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 maart 2007,

voorzitter (L.K. Swart).

griffier (S.T. van der Zwaag).