Regeling Organisatieverordening

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

  • Datum inwerking-treding 24-11-2000
  • Terugwerkende kracht t/m
  • Datum uitwerking-treding
  • Betreft Onbekend
  • Datum ondertekening 24-10-2000
  • Bron bekendmaking Dorpsbode, 2007, 7
  • Kenmerk voorstel Onbekend

Inleiding

De raad van de gemeente Schiermonnikoog;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;

gelet op de Gemeentewet, in het bijzonder de artikelen 103 en 159;

b e s l u i t :

vast te stellen de volgende

ORGANISATIEVERORDENING.

Hoofdstuk I Begripsomschrijvingen

Artikel 1.

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    Afdeling: de organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2;

  • b.

    Afdelingshoofd: de ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een afdeling;

  • c.

    Hoofdenoverleg: het overlegorgaan bestaande uit de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden als bedoeld in artikel 12.

Hoofdstuk II De taaktoewijzing

Artikel 2. Inrichting van de ambtelijke organisatie.

De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit:

  • a.

    de afdeling, die werkzaamheden verricht op het gebied van Algemene Zaken en Middelen

  • b.

    de afdeling, die werkzaamheden verricht met betrekking tot Grondgebiedzaken.

Artikel 3. Inrichting van afdelingen

1. Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de gemeentesecretaris, de structuur van elke afdeling;

2. Het afdelingshoofd doet de gemeentesecretaris desgevraagd een voorstel, als bedoeld in het eerste lid.

Artikel 4. Taakafbakening tussen afdelingen

1. Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van de gemeentesecretaris, gehoord het Hoofdenoverleg, met inachtneming van artikel 2 een nadere taakafbakening tussen de afdelingen vast.

2. Op voorstel van de gemeentesecretaris gehoord de betrokken afdelingshoofden kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een afdeling bij een andere afdeling onderbrengen.

Hoofdstuk III De gemeentesecretaris

Artikel 5. Verhouding tot de gemeenteraad

  • 1.

    De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de raad en zijn leden.

  • 2.

    Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de raad met inachtneming van de vastgestelde richtlijnen.

  • 3.

    Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van raadsvergaderingen.

  • 4.

    De secretaris verstrekt de leden van de raad op verzoek informatie over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen; Artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur vindt overeenkomstige toepassing.

  • 5.

    Burgemeester en wethouders beslissen op een bezwaar van een raadslid tegen weigering van informatie of tegen de vorm van het verschaffen ervan.

  • 6.

    De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen, voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke als voorzien in het Reglement van orde op vergaderingen van de gemeenteraad.

  • 7.

    De secretaris staat de burgemeester bij in zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de raad.

Artikel 6. Verhouding tot burgemeester en wethouders.

  • 1.

    De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

  • 2.

    Zonodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

  • 3.

    Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

  • 4.

    Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen

  • 5.

    Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

  • 6.

    De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

  • 7.

    Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

  • 8.

    Hij doet periodiek verslag aan het college van burgemeester en wethouders over de voortgang van de diverse aan de ambtelijke organisatie opgedragen werkzaamheden.

Artikel 6a Verhouding tot de burgemeester

Het bepaalde in artikel 6 is van overeenkomstige toepassing in relatie tot de burgemeester, voor zover het betreft de op hem rustende taken.

Artikel 6b. Verhouding tot de comnmissies

Het bepaalde in artikel 5 is van overeenkomstige toepassing in relatie tot door de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester ingestelde commissies, voor zover het betreft de daaraan opgedragen taken.

Artikel 7. Verhouding tot de ambtelijke organisatie

  • 1.

    Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeelsbeleid; voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering mag en moet hij er van uitgaan dat deze berust bij de afdelingshoofden.

  • 2.

    Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.

  • 3.

    Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur.

  • 4.

    Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft in overleg met de sectorhoofden de nodige maatregelen.

  • 5.

    Hij heeft het recht bij alle hoofden en medewerkers, die inlichtingen in te winnen en die aanwijzingen te geven, die naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn.

  • 6.

    Hij stelt in overleg met de afdelingshoofden procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

  • 7.

    In overleg met de afdelingshoofden legt hij het systeem van voortgangssignalering vast.

  • 8.

    Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn.

  • 9.

    Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg met de afdelingshoofden.

  • 10.

    Hij kan vergaderingen op de afdelingen bijwonen.

Artikel 8. Verticale en horizontale coördinatie

De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

Artikel 8a.

  • 1.

    De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator terzijde bij diens zorg voor de samenhang alsmede de doelmatige samenwerking en coördinatie van de bestuursorganen en de commissies.

  • 2.

    De secretaris bevordert dat de ambtelijke organisatie op doelmatige wijze de bestuursorganen en commissies terzijde staat.

Hoofdstuk IV Het afdelingshoofd

Artikel 9. Verhouding tot de afdeling

  • 1.

    Het hoofd van de afdeling heeft de leiding over de onder hem ressorterende afdeling.

  • 2.

    Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur.

  • 3.

    Het hoofd heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving, zoals die door burgemeester en wethouders is vastgesteld.

  • 4.

    Het afdelingshoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

  • 5.

    Het afdelingshoofd heeft de zorg voor en goed functionerend afdelingsoverleg.

  • 6.

    Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en is de eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerker van de afdeling gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels voor het houden van personeels-beoordelingen. Tevens draagt hij zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken.

  • 7.

    Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de afdeling.

  • 8.

    Het afdelingshoofd neemt als adviseur of anderszins deel aan vergaderingen van (delen van) de raadscommissie(s) voor het werkterrein van de afdeling.

  • 9.

    Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

Artikel 10. Advisering

  • 1.

    Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het afdelingshoofd en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het afdelingshoofd bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.

  • 2.

    Het afdelingshoofd draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur.

  • 3.

    Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer afdelingen raakt of er coördinatiebe-hoefte of mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke afdeling de zaak aan de gemeentesecretaris voor ter bespreking in het hoofdenoverleg.

  • 4.

    Het afdelingshoofd beoordeelt of de door de afdeling uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.

Artikel 11. Vervanging

Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door de door burgemeester en wethouders aangewezen vervanger. Is deze vervanging niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan neemt de secretaris het afdelingshoofd waar.

Hoofdstuk V Overlegvormen

Artikel 12. Hoofdenoverleg

1. Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de loco-secretaris, de afdelingshoofden en de stafmedewerker financiën. Dit overleg wordt 'Hoofdenoverleg' genoemd.

2. Het hoofdenoverleg heeft tot taak:

  • -

    de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid;

  • -

    de onderlinge afstemming van de stijlen en leidinggeven;

  • -

    de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

  • -

    de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden;

  • -

    de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;

  • -

    de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie;

  • -

    de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur;

  • -

    de totstandkoming van een taakgerichte cultuur;

  • -

    tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;

  • -

    overige zaken, die voor meer afdelingen van belang zijn.

  • 3.

    In het hoofdenoverleg hebben de gemeentesecretaris, de loco-secretaris, de afdelingshoofden en de stafmedewerker financiën zitting. De gemeentesecretaris is voorzitter. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter aan het overleg deelnemen.

  • 4.

    De vergaderingen van het hoofdenoverleg vindt in de regel wekelijks plaats.

  • 5.

    De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek van de deelnemers kunnen agendapunten worden ingebracht.

  • 6.

    Het overleg is raadgevend en laat de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd onverlet.

  • 7.

    Van de vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt. De afdelingshoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de afdelingen.

  • 8.

    De leden worden vervangen door hun vervangers of bij afwezigheid van dezen, door een door het lid in overleg met de voorzitter aan te wijzen functionaris. De vervanger van de gemeentesecretaris/voorzitter is de loco-secretaris, al dan niet tevens afdelingshoofd. Het hoofdenoverleg is voorts nog eindverantwoordelijk voor:

  • -

    het management van de ambtelijke organisatie;

  • -

    de inhoud van afdelingsoverstijgende adviezen.

Artikel 13. Afdelingsoverleg

  • 1.

    Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt afdelingsoverleg gevoerd.

  • 2.

    Het afdelingsoverleg heeft tot taak:

    • -

      doorkoppeling van het besprokene in het hoofdenoverleg en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur; planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling;

    • -

      het bespreking en aanpakken van nieuwe zaken;

    • -

      het bespreken van personeelsbeleid;

    • -

      overige zaken.

  • 3.

    Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het afdelingshoofd, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de afdeling overleg te voeren.

  • 4.

    Het afdelingoverleg vindt minimaal éénmaal per twee weken plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het hoofd van de afdeling, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten minder frequent te overleggen.

  • 5.

    Het afdelinghoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij zit het overleg voor. Op verzoek kunnen medewerkers van de afdeling agendapunten inbrengen.

  • 6.

    Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de afdeling en de deelnemers aan het hoofdenoverleg krijgen een kopie van het verslag.

Artikel 14. Overlegafdelingshoofd met portefeuillehouder

  • 1.

    Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:

    • -

      wat in het hoofdenoverleg, afdelingsoverleg en in het bestuur besproken of besloten is;

    • -

      het voorbereidingen van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

    • -

      de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuille;

    • -

      bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;

    • -

      het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling/portefeuille.

  • 2.

    Het overleg vindt minstens éénmaal per twee weken plaats.

  • 3.

    Van het overleg maakt het afdelingshoofd een kort verslag. Een kopie van het verslag wordt ter hand gesteld aan de deelnemers van het hoofdenoverleg- en afdelingsoverleg en aan burgemeester en wethouders, met vermelding van de punten die naar het oordeel van de portefeuillehouder en het afdelingshoofd in het hoofdenoverleg aan de orde moeten worden gesteld.

Artikel 15. Overleg burgemeester en wethouders - hoofdenoverleg

Ten minste één maal per jaar vindt er overleg plaats tussen burgemeester en wethouders en het hoofdenoverleg over met name beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid.

Hoofdstuk 6 Bestuursopdrachten

Artikel 16.

Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenoemde "bestuursopdracht".

In een bestuursopdracht geven burgemeester en wethouders in ieder geval een aanduiding van de probleemstelling en het beoogde resultaat van de opdracht. Hierbij wordt afhankelijk van de aard van de bestuursopdracht ingegaan op;

  • a.

    de verhouding tot eventuele bestuurlijke uitgangspunten;

  • b.

    de procesverantwoordelijkheid;

  • c.

    de inschakeling van andere gemeentelijke organisatieonderdelen;

  • d.

    de inschakeling van externe instanties;

  • e.

    een raming van de beschikbaar te stellen middelen;

  • f.

    de procedure van besluitvorming;

  • g.

    termijnen;

  • h.

    bevoegdheden;

  • i.

    bij de uitwerking te betrekken materiaal.

Hoofdstuk VII Mandatering en delegatie

Artikel 17.

  • 1.

    Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd of een andere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen.

  • 2.

    Het afdelingshoofd adviseert over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten.

Hoofdstuk VIII Slotbepalingen

Artikel 18. Citeerwijze

Deze verordening kan worden aangehaald als de 'Organisatieverordening gemeente Schiermonnikoog'.

Artikel 19.

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet wordt voorzien door burgemeester en wethouders.

Artikel 20. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste van de maand volgende waarop deze is vastgesteld.