Regeling Financiële verordening gemeente Schiermonnikoog

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

  • Datum inwerking-treding 13-02-2018
  • Terugwerkende kracht t/m 01-01-2017
  • Datum uitwerking-treding
  • Betreft nieuwe regeling
  • Datum ondertekening 12-12-2017
  • Bron bekendmaking gmb-2018-28885
  • Kenmerk voorstel Onbekend.

Inleiding

De raad van de gemeente Schiermonnikoog;

gelezen het voorstel van en burgemeester en wethouders van 28 november 2017;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV);

B E S L U I T:

-vast te stellen de “Financiële verordening gemeente Schiermonnikoog” inclusief bijlage;

-in te trekken de notitie activerings- en afschrijvingsbeleid van 28 mei 2013.

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Schiermonnikoog en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

b. Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

b. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten.

c. Doelmatigheid: het realiseren van beoogde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

d. Doeltreffendheid: de mate waarin beoogde prestaties ook daadwerkelijk worden behaald.

Titel 1 Begroting en verantwoording

Artikel 2 Programmabegroting

1. De raad stelt in ieder geval bij aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de raadsperiode vast.

2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de programmabegroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

3. De raad stelt per programma vast:

a. de doelstellingen (wat willen we bereiken).

b. de instrumenten (wat gaan we daarvoor doen).

c. de baten en lasten (wat gaat het kosten).

4. Het college stelt per programma beleidsindicatoren voor.

5. De raad stelt de beleidsindicatoren, bedoeld in het vierde lid, vast.

6. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de doelstellingen en instrumenten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 3 Begrotingsvoorbereiding

1. Het college biedt jaarlijks de Notitie Financieel Kader aan de raad aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze Notitie Financieel Kader worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 5 en de jaarstukken bedoeld in artikel 6 van deze verordening.

2. De raad stelt deze Notitie Financieel Kader vast.

Artikel 4 Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen van het begrotingsjaar.

2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen zij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

3. Het college draagt ten aanzien van de programmabegroting er zorg voor dat de:

a. budgetten uit de programmabegroting en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals voorgelegd in de begroting.

b. lasten van de doelstellingen niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere doelstellingen binnen hetzelfde programma onder druk komen te staan.

4. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenbegroting is opgenomen.

5. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd programmabudget met € 10.000 of investeringskrediet met € 15.000 dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld.

6. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar, die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 5 Begrotingsuitvoering (rapportage en verantwoording)

1. Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente.

2. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de programmabegroting.

3. De tussentijdse rapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

a. baten en lasten per programma.

b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen.

c. het resultaat voor bestemming, volgend uit de onderdelen a en b.

d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma.

e. het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d

f. afwijkingen in investeringskredieten, welke leiden tot gewijzigde kapitaallasten in de onderdelen a of b.

g. gerapporteerd worden afwijkingen groter dan € 2.500 in producten en € 3.500 in investeringskredieten.

4. De raad bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma’s of de beleidsdoelen van de programma’s voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Artikel 6 Jaarstukken

1.De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening.

2. Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

a. doelstellingen (hebben we bereikt wat we wilden bereiken).

b. instrumenten (hebben we daarvoor gedaan wat we zouden doen).

c. baten en lasten (heeft het gekost wat we dachten dat het zou kosten).

3. In de jaarstukken wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 7 EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Titel 2 Financieel beleid

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 9 Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandelt:

- de toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen.

- de vorming, besteding en opheffing van reserves en voorzieningen.

Artikel 10 Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen aan voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3. Overheadkosten worden meegenomen in de kostendekkende tarieven en overheadkosten worden toegerekend aan de grondexploitaties.

4. De opslag voor overhead wordt berekend door middel van de direct aan die onderdelen toegerekende aantal uren te hanteren voor een evenredige toedeling van de overheadkosten.

5. Bij de rentetoerekening aan de activa wordt uitgegaan van een vooraf bepaald vast percentage. Dit percentage wordt jaarlijks vastgesteld met de begroting.

6. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend.

Artikel 11 Prijzen economische activiteiten

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 12 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel over de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en rechten.

Artikel 13 Financieringsfunctie

1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de programmabegroting uit te kunnen voeren.

b. het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s en kredietrisico’s.

2. Het college volgt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen zoals opgenomen in het gemeentelijke treasurystatuut.

Artikel 14 Verstrekking subsidies

De algemene subsidieverordening (Asv) en de bijbehorende beleidsregels worden door de raad vastgesteld.

Titel 3 Financieel beheer en interne controle

Artikel 15 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie.

b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten etc.

c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties.

d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 16 Interne controle

1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheerhandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Titel 4 Financiële organisatie

Artikel 17 Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en andere relevante wet- en regelgeving.

b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het Rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Artikel 18 Financiële organisatie

Het college draagt de zorg voor en legt vast:

a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen.

b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

d. de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

e. de kostentoerekening voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de operationele doelstellingen van de programmabegroting en de jaarstukken.

Artikel 19 Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten en legt deze vast.

Artikel 20 Hardheidsclausule

a. In die gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de gemeenteraad nadat daarover door het college advies is uitgebracht.

b. De gemeenteraad kan eventueel besluiten om bepalingen en beleidsregels van deze verordening buitenwerking te stellen en hieraan geen financiële gevolgen te verbinden, voor zover deze bepalingen niet verplicht zijn door hogere wet- en regelgeving.

c. In het kader van rechtmatigheid stelt de gemeenteraad de onder artikel 20, lid b bedoelde buitenwerking stelling van bepalingen en beleidsregels zo spoedig mogelijk vast, doch uiterlijk voordat de jaarrekening door het college ter vaststelling aan de gemeenteraad is aangeboden.

Titel 5 Slotbepalingen

Artikel 21 Inwerkingtreding

1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking. Voor zover nodig treedt deze verordening met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2017.

2. Deze verordening treedt in de plaats van de ‘Beheersverordening gemeente Schiermonnikoog’, vastgesteld in de raadsvergadering van 20 maart 2007. De beheersverordening, vastgesteld op 20 maart 2007, vervalt op de dag dat de verordening bedoeld in het eerste lid in werking treedt.

Artikel 23 Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Schiermonnikoog 2017”.

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 8

1. Activa met een investeringsbedrag < € 5.000 en/of met een kapitaallast < € 500 per jaar worden niet geactiveerd, maar eenmalig ten laste van de exploitatie gebracht. Hierop uitgezonderd gronden en terreinen, deze worden altijd geactiveerd.

2. Als er bij activa sprake is van een restwaarde dan wordt hier rekening mee gehouden bij het bepalen van de afschrijving. Voor het rollend materieel wordt rekening gehouden met een restwaarde van 7,5%.

3. De eerste afschrijving vindt plaats in het jaar volgend op het jaar waarin het actief in gebruik is genomen. De rente gaat lopen vanaf het moment dat er sprake is van een boekwaarde op 1-1 van een jaar.

4. De gemeente hanteert voor nieuwe investeringen de lineaire afschrijvingsmethodiek. Indien goed gemotiveerd mag er gekozen worden voor de annuïtaire afschrijvingsmethodiek.

5. Vervangingsinvesteringen worden tegen actuele waarde als krediet in de begroting opgenomen. Als de actuele waarde niet bekend is wordt de historische kostprijs geïndexeerd volgens het CPI van het CBS.

Regeling informatie

Afschrijvingstermijnen (tabel is ongewijzigd)

Jaren

Gebouwen:

Gebouwen

40

Gronden

0

Bij nieuwbouw:

-CV-ketel / luchtbehandelingskast, incl. bijbehorende regelapparatuur

-Lift, incl. bijbehorende regelapparatuur

-Inbraak- en brandbeveiligingsapparatuur

-Sanitair

-Dakbedekkingen

15-20

20

10-15

20

15-25

-Bliksemafleiders

20-25

-Energiebesparende maatregelen

10-15

-Lichtinstallaties

Verbouwing

20

20-25

Renovatie (levensverlengend)

Per geval

Installaties en dergelijke :

Archiefsystemen

10

Telefooninstallaties / bekabeling data- en telecomnet

8

Inventarise.d.

Bureaustoelen

5-10

Bureaus en kasten

10-15

Keuken- en kantoorapparatuur

5-15

Immateriële activa:

Kosten geldleningen en saldo (dis)agio

0-Max.lt.len

Kosten onderzoek en ontwikkeling van een bepaald actief

0-5

Automatisering:

Systemen (software)

5-7

Apparatuur (hardware): laptops, I-pads etc.

4

Audio-/videosysteem raad

10

Begraafplaatsen:

Aanleg/uitbreiding

30

Overige voorzieningen

25

Onderwijsvoorzieningen:

Bouw onderwijsgebouwen / 1ste inrichting

40

Renovatie onderwijsgebouwen

Per geval

Noodlokalen

15

Materiële instandhouding

10

Sportvoorzieningen:

Bouw gymnastieklokalen / sporthallen / zwembaden / kleedlokalen

40

Renovatie gymlokalen / sporthallen / zwembaden / kleedlokalen

Per geval

Aanleg sportvelden / overige accommodaties

15-25

Installaties

15

Inrichting en apparatuur sportaccommodaties

5-20

Gymnastiekmaterialen

10-15

Speelterreinen:

Aanleg/inrichting

25

Toestellen

5-15

Torens, kerken, molens:

Restauratiekosten

Per geval

Materieel en voertuigen buitendienst:

Maaimachines

8-10

Sneeuwploegen en overig materieel gladheidbestrijding

10

Machines werkplaatsen

10-15

Veegauto’s / vrachtauto’s /tractoren / aanhangwagens / bestelauto’s

5-10

Straten en wegen:

Aanleg/reconstructie/herinrichting

25

Straatverlichting;

-Masten

40

-Armaturen

20

-Mast en armatuur een geheel

25

Straatmeubilair

5-15

Waterbeheer:

Havenwerken

Per geval

Parken, plantsoenen en tuinen:

Aanleg (inclusief beplanting)

25

Riolering:

Aanleg en vervanging riolering

20-40

* De termijnen in deze tabel gelden, tenzij de verwachte toekomstige gebruiksduur een andere levensduur noodzakelijk maakt. De afwijkende levensduur zal op basis een raadsbesluit worden vastgesteld.